Il programma del Pacchetto Office ci offre diversi strumenti per comprimere i file word in modo semplice ed efficace, senza ricorrere a soluzioni laboriose. Ecco come fare.
Se dobbiamo mandare diversi documenti in contemporanea attraverso gli allegati delle email è importante limitare al minimo le dimensioni di ogni file. Per farlo possiamo usare diversi tra gli strumenti integrati nel programma, in modo da comprimere i file Word senza ricorrere a strumenti esterni o a soluzioni troppo complesse.
Vediamo insieme come risparmiare spazio comprimendo un file di word e ottimizzando l’occupazione degli elementi che lo compongono
Comprimere i file Word usando il formato .docx
Il modo più semplice per diminuire la dimensione dei documenti word che salviamo è quello di utilizzare il formato .docx.
Il formato .docx, introdotto da word quasi dieci anni fa, è capace di farci ottenere dei documenti dalle dimensioni inferiori rispetto al classico formato .doc delle vecchie versioni del programma.
Per questo motivo ci conviene utilizzare di default questa tipologia di formato e utilizzare il vecchio formato .doc soltanto se sappiamo che colui che riceverà il nostro documento ha una versione di Word precedente al 2007.
I file .docx, infatti, hanno il difetto di non poter essere aperti dalle versioni vecchie di Microsoft Word, ma di fatto a distanza di ben quattordici anni da quando il vecchio formato .doc è diventato sconsigliato, non dovrebbe trattarsi di un problema. Inoltre il formato .docx è leggibile senza problemi anche dalle suite per ufficio gratuite come LibreOffice e OpenOffice, il che riduce ancora le probabilità che qualcuno non riesca ad aprirlo.
Per usare il formato .docx apriamo il documento che vogliamo comprimere e facciamo clic su file, opzioni e poi su salvataggio. Scegliamo il formato che desideriamo alla voce formato per il salvataggio dei file.
Comprimere le immagini
Un altro modo per poter ottenere dei file dalle dimensioni maggiormente contenute è quello di comprimere le immagini inserite nel documento.
Per cominciare sarebbe utile, fin da subito, ottimizzare le dimensioni delle immagini ancor prima di inserirle in un documento.
Presupposto ciò apriamo il nostro documento e, invece di trascinare l’immagine all’interno del documento o utilizzare il comando incolla, facciamo clic su inserisci e poi su immagini per effettuare l’importazione.
Perché questo è importante?
Perchè attraverso il comando inserisci ci assicureremo di conservare il formato originale dell’immagine; attraverso il drag & drop o incollando un immagie quest’ultima sarà inserita in formato .bmp o .png. Entrambe queste tipologie di file richiedono molto spazio.
In alternativa possiamo comprimere le immagini utilizzando la funzione apposita in Word. Per farlo selezioniamo l’immagine e facciamo clic su formato immagine e poi su comprimi immagine.
Possiamo scegliere di eseguire questa operazione su tutte le immagini presenti nel nostro documento.
Rimuovere i font personalizzati dal documento
Microsoft Word ci permette di utilizzare dei font per personalizzare il nostro documento. Per permettere a chiunque di leggere il documento per come lo abbiamo ideato il programma include anche una funzione per integrare i font all’interno del documento, in modo da permetterne la lettura anche se non si possiedono i caratteri tipografici in questione.
Questa integrazione, di fatto, aumenta le dimensioni del file. Per comprimere ulteriormente un documento word si può passare alla rimozione dei font personalizzati.
Per fare ciò apriamo il nostro documento e facciamo clic su file, opzioni e poi su salvataggio. Togliamo la spunta all’opzione incorpora caratteri nei file e provvediamo a salvare normalmente il nostro documento.
Fonte foto copertina: https://pixabay.com/it/photos/wordpress-blogging-scrittura-923188/
